Zabłyśnij ofertą, nie tylko ceną

Pisanie ofert – temat pozornie prosty. Wyceniasz usługę lub produkt, określasz warunki i wysyłasz całość do klienta. Tylko tyle i aż tyle. Niedawno pisałam o tym, jakie informacje zamieszczam w swoich wycenach. Uzbierało się aż 9 punktów – jeśli jeszcze nie czytałeś, to zachęcam do artykułu, w którym podaję dużo konkretów.

Kiedy już mamy opracowaną zawartość oferty, pozostaje pytanie: w jakiej formie ją podać? Jestem przeciwniczką wysyłania ofert w treści maila. Zgadza się, to prosta i szybka forma, dzięki której odbiorca w mig pozna cenę i warunki. Ale czemu nie postarać się bardziej? Opłaca się sprawiać dobre wrażenie w każdym momencie, w którym odbiorca ma do czynienia z naszą marką.

Jeśli nie e-mail, to co?

Od lat wysyłam oferty w postaci załączników do maila w formacie PDF. Dlaczego? Nie zdarzyło się, by ktoś nie mógł ich otworzyć. Poza tym PDF gwarantuje Ci, że zawartość oferty nie „rozjedzie się”, co jest z kolei możliwe w przypadku plików edytowalnych takich jak *docx czy inne. Elementy graficzne, logo czy zdjęcia uzupełniające tekst, bezproblemowo zapisują się w PDF-ie. No i nie są to pliki zbyt „ciężkie”. Moje oferty Literówkowe ważą średnio 100 kb w formie PDF – to tyle co nic. Oferty na strony internetowe są już cięższe, ale jest tam mnóstwo informacji, więcej grafik, przez co PDF waży około 800 kB. Ale to i tak nie to samo, co wysyłać materiały ważące kilka MB.

Pozostaje jeszcze jeden argument – w przypadku PDF-a nie ryzykujesz, że ktoś odetnie Ci jedno zero od ceny :)

Szanowny Panie, nasza oferta…

Jak komunikujesz się na stronie internetowej? Jak rozmawiasz z klientami? Jeśli Twój język jest bezpośredni, stosuj go również w ofertach. Ja zachowuję spójność komunikacji – od strony internetowej, przez media społecznościowe, po spotkania z klientami.

Oferty zaczynam od wstępu. W przypadku wycen stron internetowych podaję 3 zasadnicze funkcjonalności i krótko wyjaśniam ich zalety. Jak? Oto przykład:

Mogłabym po prostu wymienić cechy strony, używając pojęć takich jak: responsywność, możliwość edycji w CMS i UX. Ale czy mój klient wiedziałby, co to znaczy? Nie. Wiem to stąd, że kiedyś tak pisałam, po czym musiałam wszystko wyjaśniać.

W ofertach na copywriting czy korektę lubię zacząć od 2 zdań przyjaznych dla klienta, wskazujących na charakter usługi.

Po tym przechodzę do konkretów (tych wszystkich, które opisałam we wcześniejszym artykule na temat pisania ofert). Staram się przełożyć techniczne terminy i zawiłości na zrozumiały język. Wiadomo, nie ucieknie się przed niektórymi sformułowaniami – w takich przypadkach dopisuję 2-3 słowa wyjaśnienia.

Całość oferty piszę w taki sposób, by odbiorca nie miał wątpliwości, że jestem tą samą osobą, z którą zetknął się na stronie internetowej czy na Instagramie. Po prostu jestem sobą.

A może coś więcej?

Przy niektórych ofertach na dole strony lub na marginesach dodaję nierzucające się w oczy opinie klientów. Traktuję je jako dodatek wizualny, który też wzmacnia wizerunek marki.

W Literówkowych ofertach na zakończenie, tuż przed podpisem i danymi kontaktowymi, zamieszczam hasło, takie samo, jakim kończę maile. Niby nic, ale fajnie domyka ofertę, no i zapewnia spójność.

Oferta od strony wizualnej

Z tym jest trochę pracy. A może ja po prostu nie lubię tej graficznej dłubaniny. Dbam o to, by moje oferty były spójne z identyfikacją wizualną marki. Zamieszczam logo, kolory marki np. przy nagłówkach, kreskach rozdzielających, akcentach. W przypadku długich ofert na strony internetowe dzielę ofertę kolorystycznie na bloki – części zasadnicze oferty są w jednym kolorze, usługi opcjonalne w innym.

Zwracam uwagę na font – stosuję taki, jak w komunikacji danej marki. W Literówce jest taki sam, jak na stronie internetowej, w grafikach na social media i ofertach oraz innych materiałach, które trafiają do odbiorców.

Poskładanie tego wszystkiego w całość nie zajmuje 5 minut. Ale dobra wiadomość jest taka, że tworzę szablon oferty, który później dostosowuję do klienta. Oprawa wizualna jest taka sama, edytuję treść. A to zajmuje dosłownie kilka chwil.

Kiedy już opracujesz swój sposób na tworzenie ofert, weryfikuj go raz na jakiś czas. Wsłuchuj się w klientów, pytaj, czy wszystko jest dla nich jasne. Ja robię „lifting” swoich ofert mniej więcej raz na rok.

Jesteśmy w takim momencie, gdy rynek pęka w szwach od produktów i usług. Eksperci do marketingu twierdzą, że teraz nie tyle ważne jest, co sprzedajesz, ale JAK to robisz. A dobrze dopracowana oferta, spójna komunikacyjnie i graficznie z Twoją marką zdecydowanie podnosi wartość Twojego JAK.

PS Jestem ofertowym świrem :) Lubię dostawać oferty i zawsze interesuje mnie nie tylko ich zawartość, ale forma. Sama też staram się regularnie optymalizować swoje oferty. Jeśli masz swoje spostrzeżenia na ten temat, daj znać.