9 punktów, bez których nie wysyłam oferty

O ofertach mogłabym pisać bez końca. Dlaczego? Bo rzadko kiedy otrzymuję takie, które zawierają szczegółowe i kompletne informacje. Z reguły muszę wysyłać dodatkowe maile lub dzwonić, by uzyskać pełen obraz sytuacji. 

Staram się też regularnie modyfikować własne wyceny, by były możliwie jak najbardziej pełne konkretów, ale też przyjazne dla odbiorców. 

Traktuję oferty nie tylko jako nośnik informacji sprzedażowej, ale też jako ważny element wizerunku firmy.

W rzeczywistości różnie z tym bywa. Najczęściej oferta sprowadza się do ceny podanej w treści e-maila. Szkoda, bo dobrze przygotowana propozycja może dodać nam kilka punktów za wizerunek w oczach klienta.

Oczywiście wiele zależy od tego, w jakiej branży działasz, co i komu sprzedajesz. Ciężko stworzyć uniwersalny model oferty, który sprawdzi się w każdej firmie.

Dziś pokażę Ci, w jaki sposób opracowuję swoje wyceny. Staram się, by każda uwzględniała 9 zagadnień, które opiszę w tym artykule. Może przydadzą Ci się wszystkie, a może tylko jedno – oto i one: 

Opis produktu lub usługi

Oczywiste? Nie do końca. Zanim przejdziesz do szczegółów i ceny, utwórz krótki wstęp, w którym wymienisz zalety czy cechy charakterystyczne produktu. Warto powiązać je z oczekiwaniami czy założeniami klienta, posługując się językiem korzyści. Dzięki temu odbiorca poczuje, że oferta jest skierowana w 100% do niego, a nie przeklejona z szablonu.

Nie trzeba się rozpisywać, ale fajnie jest zacząć od kilku słów wprowadzenia. 

W ofertach na strony internetowe we wstępie wymieniam 3 pojęcia i wyjaśniam, co oznaczają: responsywność, możliwość samodzielnej edycji i funkcjonalność. Dodaję też kilka słów nawiązujących bezpośrednio do potrzeby klienta. Dla jednych ważna jest możliwość rozbudowy strony o zakładki, innym zależy np. na integracji z programem magazynowym – wspominam o tym na wstępie. 

Przy wycenach copywritingu i korekty tekstów zamieszczam wprowadzenie nawiązujące do kluczowej potrzeby klienta. Obejmuje ono 2-3 zdania, nic więcej.

Elementy produktu/usługi

Jeżeli Twój produkt czy usługę można rozłożyć na czynniki pierwsze, dobrze jest wymienić je w ofercie.

Oczywiście wszystko zależy od tego, co sprzedajesz. Przy tworzeniu stron internetowych jest sporo do opisania. Z reguły wymieniam poszczególne elementy usługi (np. instalacja CMS, konfiguracja, komponent galerii zdjęć itp.). 

Problem polega na tym, że to, czym się zajmujemy wydaje nam się oczywiste. Dziesiątki pytań (a może nawet setki), które usłyszałam od klientów w ciągu wielu lat uświadomiły mi, że to nieprawda. Klienci często nie znają specyfiki usługi czy produktów, dlatego warto poświęcić chwilę na przybliżenie im podstaw.

Kiedyś moje oferty zawierały pojęcia takie jak: responsywny layout, wtyczki społecznościowe czy favicon bez opisów. Z czasem wzbogaciłam je o 2-3 słowa wyjaśnienia.

Opcje

Jeżeli klient może wykupić usługę uzupełniającą lub dodatkowy produkt, czemu nie wspomnieć o tym w ofercie? W moim przypadku oferta jest poprzedzona rozmową z klientem, więc wiem, które opcje mogą go zainteresować. Wymieniam 2-3 dodatki pod częścią zasadniczą oferty, każdy podaję wraz z ceną.

Wycenę wykonania strony internetowej uzupełniam o opcjonalny hosting, obsługę domeny czy aktualizacje techniczne strony, podkreślając, że są to usługi dodatkowe.

Cena

Punkt główny oferty, od którego często klient zaczyna ją czytać. Tutaj nie ma wielkiej filozofii, no może poza tym, by napisać, czy cena jest netto czy brutto.

Kilka lat doświadczenia nauczyło mnie także, by – jeśli nie jestem pewna co do końcowego zakresu zlecenia – podkreślić, że cena jest orientacyjna, a jej ostateczna wysokość zależy od końcowych ustaleń.

Sposób wyceny wynika z tego, jak działasz. Przy stronach internetowych czy copywritingu wiele rzeczy jest „płynnych", czasem ciężko oszacować ilość pracy, nie widząc wszystkich materiałów, jakimi dysponuje klient.

Termin realizacji

To ważna część oferty, nie tylko dla klienta! Tworząc wycenę, zawsze patrzę realistycznie i staram się nie obiecywać klientowi ekspresowego terminu, kiedy wiem, że mam małe szanse, by go zrealizować.

Określając liczbę dni na wykonanie usługi, uściślam też, że są to dni robocze. Staram się podawać bezpieczny termin. I z reguły realizuję go przed wskazanym deadlinem.

Warunki płatności

Mój mąż działa w branży reklamowej i poligraficznej. Klienci nauczyli go, że jedyna słuszna forma płatności to 100% przedpłaty. Dlaczego? Do dziś na zapleczu biura mamy do dyspozycji wizytówki fizjoterapeuty, ulotki firmy ogrodniczej i baner przedszkola. Materiały nigdy nie zostały odebrane. To pamiątki z czasów, gdy klient płacił przy odbiorze.

Warto więc sprecyzować warunki płatności i zamieścić je w ofercie. Lepiej unikać sytuacji, gdy klient zaakceptuje ofertę, a dopiero później dowiaduje się, że np. musi zapłacić wcześniej.

Jeżeli rozliczasz się po wykonaniu usługi albo pobierasz zadatek, poinformuj o tym klienta na etapie oferty. 

Kolejność działań

Przy wieloetapowych usługach dobrze jest uprzedzić klienta, czego może się spodziewać. I tak na pewno zapyta Cię o kolejność działań, więc uwzględnij ją w ofercie. Ja opisuję pokrótce, jak wygląda ścieżka współpracy od momentu akceptacji oferty przez klienta (wymieniam m.in. podpisanie umowy, przekazanie materiałów przez klienta, etap projektu, późniejszych poprawek).

Odnośnie do poprawek – jeśli w Twojej branży są często spotykane, doprecyzuj, jak mają wyglądać, ile serii poprawek przysługuje klientowi, w jakim czasie od przedstawienia projektu itp. Im więcej szczegółów podasz na etapie oferty, tym mniej niespodzianek później. I dla Ciebie, i dla klienta.

Termin ważności oferty

To bardzo ważny i często pomijany punkt oferty. Jeśli Twoje ceny uzależnione są od cenników dostawców, dla własnego bezpieczeństwa określ, do kiedy oferta jest ważna.

Przy usługach też nie zaszkodzi zastrzec daty. Rekordziści wracali do nas po pół roku, a czasem nawet po roku od otrzymania oferty. W międzyczasie ceny komponentów, z których tworzymy strony internetowe, zmieniały się i nie mogliśmy utrzymać podanych wcześniej stawek.

Podpis

Czyżby to było oczywiste? Wcale nie. Często otrzymuję oferty podpisane przez „Zespół firmy X" czy „Dział Y". W przypadku pytań uzupełniających wolałabym wiedzieć, do kogo mam napisać czy zadzwonić. Podpisując się imieniem i nazwiskiem, wychodzisz klientowi na przeciw i ułatwiasz mu kontakt z Twoją firmą. 

Wszystko, co napisałam w tym artykule, wynika z mojego doświadczenia. Nie kończyłam kursu tworzenia ofert. Porównując oferty. które tworzyłam 10 lat temu z dzisiejszymi, widzę ogromną różnicę. A i tak cały czas się uczę. Moje oferty ewoluują, nie tylko wizualnie, ale też pod kątem zawartości, warunków współpracy itp.

Zależy mi, by uświadomić każdemu, kto prowadzi biznes i wycenia swoje usługi, by nie sprowadzał oferty do dokumentu z ceną. Oferta jest punktem stycznym klientów z marką. Warto ją dopracować, by pasowała do Twojej komunikacji.  Jak? O tym jeszcze napiszę w kolejnym odcinku.